AI Impact Scan : notre diagnostic flash
Et si l’IA générative permettait de gérer les délais contractuels de manière automatisée ? On a testé l’IA générative pour générer automatiquement un calendrier outlook destiné à gérer les délais contractuels disséminés dans un volumineux contrat de financement. A la clé : un précieux gain de temps et de fiabilité… et un usage fluide, à la main des métiers.
🔎 Contexte : sécuriser les échanges avec les partenaires bancaires
Dans le cadre d’une mission de management de transition au sein d’une direction financière, nous étions en charge de la communication avec les partenaires externes, en particulier les banques. Une tâche essentielle mais chronophage consistait à produire des reportings financiers à échéances régulières (mensuelles, trimestrielles, semestrielles, annuelles), définies dans un contrat de financement de plus de 150 pages.
Les échéances y étaient exprimées en jours calendaires à partir de la date de clôture, avec des obligations spécifiques selon la période de l’année. Un oubli ou un retard pouvait entraîner des pénalités financières ou nuire à la relation bancaire.
🤖 Objectif : transformer un texte juridique en plan d’actions pilotable
L’objectif était double :
- Générer une synthèse claire de toutes les obligations de reporting en 2025, avec les échéances, les documents à produire, les risques en cas de dépassement, et les références contractuelles.
- Créer un calendrier partagé dans Outlook, avec rappels automatiques pour sécuriser les envois.
🛠️ Solution IA : une combinaison d’outils à la portée des métiers
L’utilisation de deux briques complémentaires a permis d’y parvenir :
- La plateforme IA de SeaBird, une IA générative sécurisée hébergée sur serveur privé, qui garantit la confidentialité des données.
- Copilot Microsoft 365, pour transformer le livrable en outil opérationnel via Outlook.
Le dialogue avec la plateforme a permis, à partir du contrat :
- d’identifier les échéances par période,
- de calculer les dates limites exactes pour l’exercice 2024,
- d’associer à chaque ligne le risque juridique et la référence contractuelle,
- de corriger les erreurs de calcul en itérant simplement via des prompts naturels.
👉 Exemple de prompt utilisé :
« Fais une synthèse sous forme de tableau avec : l’échéance, le contenu du reporting, la date limite 2025, le risque en cas de dépassement, et la référence contractuelle. »
Ensuite, grâce à Copilot dans Excel et Outlook, nous avons demandé :
« À partir du tableau suivant, crée un calendrier partagé avec des rappels aux dates indiquées dans la colonne ‘Date limite 2025’. »
Résultat : un fichier téléchargeable .ics a été créé.
Dans un deuxième temps, nous avons créé un calendrier partagé « Report_test » dans Outlook, auquel nous avons intégré le fichier .ics.
Tous les rappels ont été créés, avec un descriptif enrichi dans chaque événement Outlook.
✅ Résultats concrets
- 📅 Un calendrier partagé pour anticiper les échéances réglementaires
- ⏱️ Gain de temps significatif sur la lecture du contrat et la création manuelle des rappels, estimé à une demi-journée
- 🛡️ Sécurisation des obligations contractuelles : plus de risque d’oubli
- 🤝 Facilité de collaboration : le calendrier est partagé avec les membres de l’équipe, améliorant l’efficacité globale
👤 Une démarche entièrement à la main du métier
A chaque étape, la démarche a été menée en autonomie :
- Définition du besoin,
- Interaction avec l’IA pour extraire, structurer et corriger les données,
- Intégration dans les outils Microsoft 365,
- En lien avec l’équipe Data & Innovation de SeaBird pour choisir l’outil IA le plus adapté.
🧭 Ce qu’il faut retenir
Ce cas montre que :
- Les métiers peuvent s’approprier l’IA, sans être experts techniques, dès lors qu’ils formulent clairement leurs besoins.
- Combiner plusieurs briques IA (IA générative + Copilot) permet d’aller au-delà de la simple automatisation : on crée des solutions concrètes et robustes.
- Les gains d’efficacité se construisent par petits pas : ce tableau de reporting peut être étendu à d’autres besoins (clôture, reporting réglementaire, alertes sur décaissements, etc.) et amélioré (deadline en semaine uniquement…).
Pour vous aider à mieux comprendre ce que l’IA générative peut – ou ne peut pas – faire pour vous, SeaBird teste et implémente les technologies et leurs applications dans les directions financières des acteurs de la banque, de l’assurance et de la gestion d’actifs.
