Dans un contexte normatif stable, avec l’atterrissage des normes IFRS 9 et IFRS 17 dont la mise en œuvre a été à l’origine de changements organisationnels et opérationnels importants, les directions financières se questionnent en permanence sur l’optimisation de leurs processus. Le besoin des directions générales, souhaitant des indicateurs permettant de prendre des décisions rapides et réactives, entraîne une demande d’accélération de production de l’information financière.

Pour répondre à cette demande – une clôture plus rapide, mais néanmoins exhaustive et précise -, nous avons constaté des pratiques multiples chez les assureurs de la place :

  • Pratiques d’anticipation de la clôture via :
    • Une interruption des mouvements d’actifs en amont de la clôture
    • Une pré clôture à J-5 accompagnée d’un true up pour « rattraper » les mouvements significatifs entre la date d’interruption et le 31 décembre.
  • Déploiement de nouveaux outils suggestifs de solutions permettant de récupérer et contrôler des données financières.

Clôturer les actifs en amont du 31 décembre

La contraction des délais de clôture imposée par les groupes a conduit certains acteurs à adopter des pratiques permettant de débuter leurs travaux de clôture en amont du 31 décembre (notamment les traitements de back office et d’inventaire). Ceci dans le but d’échelonner la charge de travail sur un laps de temps plus important. Pour autant, anticiper ne doit en aucun cas être synonyme de dégradation de la qualité des comptes. C’est la raison pour laquelle des méthodes différentes ont été identifiées et mises en place. Parmi elles, nous retenons les leviers suivants :

  • Mise en place d’un moratoire des ordres : cette méthode consiste à arrêter les opérations de marché à une date donnée, en amont de la clôture. Elle permet de ne comptabiliser aucune transaction sauf celles de la trésorerie. En revanche, cela suppose une entente préalable avec les asset managers pour pouvoir respecter cette contrainte.
  • Arrêt des stocks à une date donnée puis passage d’un true up transaction (un rattrapage) : cette méthode consiste à figer les stocks en amont de la clôture. Les transactions postérieures à cette date sont ensuite réintégrées manuellement selon certains seuils prédéfinis et validés par les commissaires aux comptes. A première vue, cette option semble idéale afin d’aborder la clôture plus sereinement. Cependant, les seuils de réintégration fixés sont souvent faibles et nécessitent une réintégration de la majorité des transactions. L’enjeu réside donc dans la capacité à réaliser ce true up : il doit être fiable, efficace et refléter la situation des comptes au 31 décembre. Pour garantir sa fiabilité, certains assureurs ont mis en place une automatisation de ce rattrapage grâce au paramétrage de leur outil de comptabilité des placements et à l’utilisation d’un outil d’aide à la décision.

Des difficultés des mise en œuvre des solutions d’anticipation

Le déploiement de ces leviers méthodologiques n’est pas à la portée de tous. Nous observons d’ailleurs qu’en pratique, la majorité des acteurs de l’assurance clôture aujourd’hui avec des transactions figées au 31 décembre. Bien que la problématique de contraction des délais impose un rythme très soutenu aux équipes et puisse générer un risque en cas d’incident dans la chaîne de production, beaucoup y voient un avantage indéniable. En effet, cette méthode, historique, est maîtrisée et confère aux assureurs une fiabilité quant aux données financières communiquées puisqu’ils clôturent avec les derniers cours connus du marché. A contrario, l’évocation des solutions d’anticipation soulèvent des difficultés de mise en œuvre :

  • Des difficultés liées aux paramétrages de l’outil de comptabilité des placements : ce dernier doit être flexible et adaptable pour restituer les données de manière fiable et exhaustive (ICNE, surcote-décote par exemple).
  • Des difficultés concernant la réintégration des données manquantes à la suite de la réalisation d’un true up : les travaux de réintégration demandent à ce que l’architecture IT soit assez souple pour que la réintégration n’engendre pas de complexités supplémentaires dans le reste de la chaîne.

Améliorer l’efficience des clôtures : les outils d’aide à la décision

Les pratiques mises en place pour débuter les travaux de clôture en amont du 31 décembre ne sont pas les seules solutions vers lesquelles se tournent les assureurs aujourd’hui. Une nouvelle tendance semble ainsi se dessiner sur le marché : le développement des outils d’accompagnement.

Ces solutions visent à répondre à deux besoins majeurs des équipes financières :

  • L’exigence permanente de la qualité de données : en ce sens, développer des outils d’aide à la production permet de garantir l’exactitude, l’exhaustivité et l’intégrité des données communiquées.
  • La nécessité de fluidifier les process via l’automatisation des reportings et des contrôles : l’automatisation est un levier essentiel permettant de gagner du temps lors des clôtures. Elle permet non seulement de limiter les risques d’erreur en diminuant les manipulations manuelles mais également de se concentrer sur l’analyse des données plutôt que la production.

Ainsi, des outils d’analyse de données sont déployés, dédiés à la production de reportings, tels que Power BI, Business Object (BO), ou des outils de programmation (SAS, Knime, Alteryx, etc) développés et adaptés en interne. Cette offre a sans aucun doute un bel avenir devant elle avec l’émergence de l’intelligence artificielle.