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Comptabilité des placements : 8 conseils pour bien construire la relation avec son délégataire

#Comptabilité des placements

La gestion déléguée permet des économies de coûts de gestion, de maintenance et des gains de temps. Pour pleinement retirer les fruits d’une gestion déléguée, les assureurs qui font ce choix doivent définir précisément, dès la contractualisation, les relations avec le prestataire. Les rôles et devoirs de chacun doivent être décrits dans les moindres détails afin d’anticiper les complexités à venir. En s’appuyant sur l’expérience de ses consultants, SeaBird a identifié 8 conseils pratiques pour bien construire la relation avec son délégataire.

Conseil n°1 : Identifier les activités à déléguer tout en respectant le système d’information de destination

Le périmètre de délégation constitue l’un des facteurs clés lors de la phase de cadrage du projet de migration du SI chez le délégataire. Les activités à déléguer seront des opérations à faible valeur ajoutée, répétitives mais surtout « standardisables », « industrialisables ».

Privilégier des solutions « natives » de l’outil même si celui-ci permet une forte personnalisation est essentiel. Cette phase de cadrage de l’utilisation de l’outil doit s’appuyer sur l’expertise de l’éditeur. « Tordre le cou » au SI en ayant recours à des solutions sophistiquées mêlant par exemple des formules de calcul compliquées peuvent vite se révéler une « usine à gaz » (car engendrant globalement des effets de bord) et mettre en péril la pérennité de l’outil.

Conseil+ : un changement de SI ne signifie pas forcément « solution miracle ». Chaque SI est susceptible de demander de nouveaux développements de la part de l’éditeur. Ces limites sont indispensables à déterminer dans le cahier des charges détaillé puis à corriger ou à arbitrer et ce au plus tôt, dans l’optique de sécuriser par la suite la production.

Conseil n°2 : Déterminer le processus opérationnel lié à chaque activité déléguée

Il conviendra de détailler chaque processus délégué pour faciliter la compréhension du délégataire quant aux résultats attendus en termes de périodicité, et de périmètre.

Par exemple, dans le cadre d’une création de nouvel instrument financier dans le SI, le délégataire doit savoir, quand il doit procéder à sa création et sous quel délai.

Plus le processus à implémenter dans l’outil du délégataire sera précis, plus la solution réalisée dans le SI sera fidèle au besoin. Dans le cas contraire, le délégataire risque d’implémenter une solution trop éloignée du besoin ce qui aboutira à des correctifs et entraînera une perte de temps ainsi qu’une insatisfaction de la part du client.

Conseil+ : dans l’optique de gagner en efficacité et dans la mesure du possible, le délégataire doit pouvoir se rendre chez l’assureur en amont et pendant la phase projet pour se former directement aux process qu’il aura à gérer par la suite.

Conseil n°3 : Construire une recette efficace pour prévenir des potentiels points de blocage

La recette doit être effectuée sur une période et pour des volumes significatifs. Il faut que les équipes aient du temps pour déceler des anomalies inopinées et trouver une solution. Sans cela, le risque est de recourir à des techniques temporaires de contournement telles que l’utilisation des Opérations Diverses (OD). Ces contournements rendent la piste d’audit difficilement lisible et représentent une véritable perte de temps dans la gestion quotidienne de la production comptable. Ce recours doit donc demeurer exceptionnel et représenter un impact financier mineur.

Conseil+ : concevoir un plan de recette complet et représentatif de la production réelle sans pour autant tomber dans des cas de tests trop complexes que le SI ne saura évidemment pas gérer car décorrélés de toute réalité.

Conseil n°4 : Fixer le niveau d’engagement des services métiers et IT

Du côté du délégataire, deux types de services seront dédiés à l’assureur : d’une part, la gestion de la production comptable au quotidien ; d’autre part, la maintenance IT de l’outil (mise en place des upgrades, gestion des incidents/demandes d’évolution…).

Il est nécessaire de délimiter les conditions de disponibilité du SI en termes d’horaires et de localisation géographique (s’il y a plusieurs sites impactés par la délégation). Il faudra également veiller à ce que le Service Level Agreement (SLA) contienne un plan de continuité de l’activité en cas d’incident majeur sur un site de repli identifié à l’avance pour maximiser la sécurité du SI et garantir sa pérennité Des exercices réguliers devront d’ailleurs se dérouler au sein du site de secours pour tester les processus et solutions techniques du délégataire.

Conseil+ : le délégataire doit s’engager sur des délais de traitement des activités déléguées, et en particulier sur le temps de résolution des incidents.

Conseil n°5 : Définir la disponibilité du délégataire

Des plages horaires des services doivent être convenues avec le délégataire dans le but d’assurer la relation avec ce dernier. Une disponibilité du délégataire doit être prévue et notée dans le SLA en période aussi critique qu’en période de clôture comptable pour espérer tenir les délais.

Conseil+ : une attention particulière doit être portée aux astreintes si la clôture intervient durant un weekend et/ou un jour férié tout comme des plages horaires « étendues » impliquant une présence des équipes du délégataire potentiellement tard le soir et tôt le matin.

Conseil n°6 : Anticiper le Contrôle Fiscal Informatisé (CFI)

Le délégataire a des obligations envers son client quant à l’archivage et à la sauvegarde des données. De cette manière, si son client fait l’objet d’un CFI, il lui incombera de lui restituer toutes les données nécessaires au contrôle.
Cependant, le fait d’externaliser sa comptabilité et/ou ses outils ne soustrait en aucun cas l’assureur de ses responsabilités en matière de CFI. C’est à lui seul de répondre aux requêtes formulées par les vérificateurs. Charge à lui donc, de récupérer les informations utiles aux contrôles fiscaux auprès de son délégataire et d’inscrire ces obligations au sein du SLA.

Conseil+ : il est hautement important de définir avec le délégataire les conditions de sauvegarde, le format et le type de données à conserver en s’appuyant, entre autres, sur les différents Bulletins Officiels des Impôts (BOI) émis par l’administration fiscale.

Conseil n°7 : Contrôler et mesurer la performance du délégataire

La prestation du délégataire doit faire l’objet d’un suivi particulier pour connaître son efficacité. Elle peut être évaluée à travers l’audit, le dispositif de contrôle interne du délégataire grâce à des contrôles de type :

« Niveau 1 » : c’est-à-dire réalisés par les opérationnels eux-mêmes tels que :

  • Effectuer le rapprochement titres et cash à l’aide des relevés bancaires et dépositaires
  • S’assurer que les dotations ou reprises sur la réserve de capitalisation sont égales aux plus ou moins-values dégagées suite à la vente de titres éligibles à la réserve de capitalisation
  • S’assurer que la classification des titres détenus est correcte (R 343-9 titre amortissable vs R 343-10 titre non amortissable)

« Niveau 2 » : c’est-à-dire effectués par des fonctions indépendantes puisque non rattachées hiérarchiquement au responsable de l’unité opérationnelle

  • Contrôle « quatre yeux » : un collaborateur autre que la personne ayant réalisé la tache vérifie que cette dernière a été correctement effectuée
  • Contrôle hiérarchique : le supérieur hiérarchique de l’exécutant vérifie l’exactitude des caractéristiques de l’opération manuelle saisie (OD par exemple) et matérialise son approbation par une signature

ou encore à travers les KPI tels que :

  • KPI mesurant le nombre d’incidents opérationnels recensés sur une période ainsi que le montant associé (perte ou gain)
  • KPI appréciant la qualité des reportings attendus à travers le nombre de versionings transmis
  • KPI mesurant le respect des délais de livraison des reportings

Conseil+ : le délégataire doit s’engager à mettre en place des contrôles et des KPI pour chaque activité déléguée afin de situer son niveau de maîtrise, mesurer une progression et remonter des alertes desquelles découleront des plans de remédiation si besoin. L’implication de l’assureur dans la définition de ces indicateurs est essentielle pour garantir la performance de son activité.

Conseil N°8 : Favoriser la confiance en organisant le dialogue

Le principal facteur clé de succès en gestion déléguée des placements reste la confiance. Sans cela, il n’y a plus d’écoute ni d’échange mais plutôt l’apparition de bras de fer entre assureur et délégataire où, sous la contrainte, ce dernier risque d’accepter les doléances de l’assureur sans pour autant être capable de les gérer. Il est donc primordial de challenger son délégataire dans ses prises de position.
Comme dans toute relation, la confiance est quelque chose qui se gagne notamment à travers la communication grâce à l’instauration de points réguliers entre les interlocuteurs opérationnels (conférences téléphoniques, réunions physiques) et au partage d’outils tels qu’une roadmap claire pour formaliser et anticiper les besoins.

Conseil+ : Créer des instances de gouvernance et nommer des interlocuteurs clé de part et d’autre favorisera la construction d’une relation de confiance entre les parties.

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22 Mar. 2019

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